Cómo tomar decisiones inteligentes basadas en datos

¿Sabías que a lo largo del día las personas tomamos una media de 35.000 decisiones? Pero, solo somos conscientes de una pequeña parte de ellas. Ya que, nuestro cerebro, automatiza el 99,74% (esquivar un obstáculo mientras hablas con un amigo, conducir mientras piensas en otra cosa...). Por lo que, únicamente somos conscientes de 100 decisiones al día, lo que supone 4 decisiones a la hora.

La toma de decisiones dentro de la empresa

En las empresas también se toman diariamente diferentes decisiones que influyen en su futuro tanto a corto como a largo plazo. Decisiones que pueden llevar a una empresa al éxito, pero también al fracaso. La realidad y actualidad es que no solo los gerentes son los encargados de tomar decisiones que afectan al valor de la organización, cualquier colaborador puede realizar un análisis para encontrar la mejor solución a un problema planteado. Por esta razón es tan importante el acceso a la información y los datos necesarios, para poder tomar decisiones óptimas, independientemente del departamento de la empresa en el que surja la cuestión.

Decisiones de dirección, estratégicas, individuales, operativas, rutinarias o de riesgo; algunas se hacen de forma automática basándonos en nuestra experiencia y conocimiento, pero, otras necesitan estar fundamentadas con información real y cuantitativa.

La mayoría de empresas sigue una serie de etapas para tomar decisiones. Por lo general, empiezan por realizar un análisis de la situación, continúan por identificar y analizar las distintas posibilidades sopesando el impacto y la efectividad de cada una de ellas para definir los criterios de la toma de decisiones y seleccionar la mejor alternativa para, posteriormente, implantar esa decisión y, finalmente, evaluar los resultados obtenidos.

¿Qué es la toma de decisiones basada en datos?

Se produce cuando una empresa se basa en los datos que recopila para tomar decisiones y deja a un lado la intuición. Esta filosofía de trabajo es compatible con organizaciones de cualquier sector, ya que la mayoría de los profesionales entiende que las decisiones basadas en datos son las que conducen a mejores resultados. Existe una razón lógica detrás de cada decisión.

Los beneficios de ser una empresa impulsada por datos o data driven

Son muchas las empresas que entienden que los datos son “el nuevo petróleo”, analizarlos se ha convertido en una necesidad y un factor crítico para el éxito de un negocio. Muchas de las organizaciones que ya utilizan las herramientas de análisis de datos han encontrado formas de rentabilizarlos y convertirlos en una fuente de ingresos, esto supone una ventaja competitiva.

Estos son los principales beneficios de ser una empresa data driven:

• Agilidad estratégica: al obtener información constante y actualizada, las empresas pueden abordar sus estrategias de forma óptima, adaptando las acciones necesarias basándose en datos actualizados y optimizados. La máxima agilidad se alcanza cuando tenemos datos actualizados en tiempo real, por ejemplo, con datos provenientes de sistemas externos (aplicaciones cloud, sensores - IoT, Redes Sociales, etc.).

• Decisiones de confianza: tomar decisiones basadas en datos significa obtener decisiones más objetivas que, además, se pueden verificar, probar e incluso replicar en el futuro. Confiar en los datos supone para las empresas modernas tener seguridad para establecer estrategias sostenibles y escalables, preparadas para entornos competitivos y en cambio permanente.

• Visibilidad de los clientes: permite a una empresa conocer a sus clientes, ya que puede saber quiénes son, de dónde provienen, cuáles son sus necesidades y qué y cómo quieren comprar. Para esto, es necesario poder unificar los datos de todas las fuentes disponibles y cruzarlos como sea necesario para obtener las respuestas requeridas.

• Innovación impulsada por insights: un negocio maduro impulsado por datos puede fomentar la innovación y mejorar las ofertas, aplicaciones y experiencias de los clientes si dispone de un cuadro completo con la información de estos.

BI y Análisis de Datos

Las empresas pueden lograr y mantener una ventaja competitiva gracias al uso continuo de herramientas de Inteligencia de Negocio (Business Intelligence, BI). En la actualidad existen plataformas BI completas, potentes y asequibles, como Biuwer, que ayudan a las empresas a mejorar sus capacidades de análisis de datos y elaboración de informes. Medir la productividad, el inventario, el comportamiento de los clientes, un análisis financiero detallado… son algunas de las tareas comunes que las empresas necesitan analizar.

Las plataformas BI extraen la información y la transforman en ideas claras que permiten tomar decisiones estratégicas y procesables, ayudando así a que las personas puedan hacer su trabajo con la información necesaria. Deben tener la capacidad de conectar con distintas fuentes de datos como ERPs, CRMs, APIs, aplicaciones cloud, Redes Sociales, etc. y permitir cruzar los datos independientemente de su origen, para poder analizarlos y dar respuesta a nuestras preguntas.

No es suficiente con gestionar meramente los datos, sino que es necesaria una estrategia empresarial interna que lidere el cambio y el uso constante de estas herramientas. Las organizaciones con visión de futuro además de gestionar sus datos, saben aprovecharlos todo lo posible.

Pasos a seguir para tomar decisiones basadas en datos

1. Conocer el contexto

Conocer el contexto en torno a la estrategia empresarial, definida en un mapa estratégico. Ya que la toma de decisiones es una parte táctica de la planificación estratégica, se deben establecer los objetivos de análisis, lo más detallado posible, respondiendo a preguntas como:

• ¿Cuál es la situación actual?
• ¿Cuáles son los principales problemas actuales?
• ¿A qué retos nos enfrentamos?
• ¿Qué objetivos queremos conseguir?
• ¿Cómo alcanzamos estos objetivos?

2. Definir KPIs

Los KPIs (Key Performance Indicators, Indicadores Clave de Rendimiento) deben ser los más adecuados para tomar decisiones tangibles y específicas. No vale cualquier indicador, los KPIs deben ser específicos, medibles, temporales y relevantes.

3. Conectar y preparar los datos

Se deben tener claros los orígenes de datos, es decir, las fuentes de las que la empresa analizará los datos, como ERP, CRM, RRSS, apps, ficheros, bases de datos, etc. Se debe comprobar la validez y limpieza de los datos en el momento de organizar la información.

4. Visualizar

Detectar tendencias y anomalías es más sencillo si se tienen los datos en cuadros de mando, gráficos, mapas, etc. No obstante, para entrar a detalle se suelen usar tablas de datos de distinto tipo.

5. Plan de acción

Debe estar basado en nuestro conocimiento actual de la situación. Debemos describir la decisión y las actividades específicas que implica, el razonamiento y el tiempo y presupuesto necesarios.

6. Priorizar decisiones

Comparar nuevas y antiguas ideas, crear un marco de priorización que tenga en cuenta los factores importantes para tu empresa.

7. Ejecutar

Se debe realizar un seguimiento utilizando las métricas de actuación y resultado como puntos de control. Se anota cualquier hallazgo obtenido.

8. Obtener conclusiones y analizar los resultados

No hay que limitarse a realizar evaluaciones, se deben analizar las razones del éxito o fracaso para proponer mejoras estratégicas. Aprender de los errores es clave para mejorar el proceso continuo de toma de decisiones.

En definitiva

Tal como afirma James Kobielus: “Los datos no son inteligentes por sí mismos; más bien, son inteligentes si impulsan decisiones inteligentes”.

La toma de decisiones basada en datos y no en la intuición es la clave para obtener mejores resultados de forma recurrente. Como todo proceso continuo, no se trata de acertar una vez, sino tener una metodología basada en datos que permita mejorar cualquier aspecto de la empresa que se proponga.

Si aún no has dado el salto a usar herramientas para el análisis de datos y la toma de decisiones, desde Biuwer solo podemos animarte a ello. Lo que sabemos es que las empresas que se acostumbran a dirigir su día a día con la ayuda de sus datos, son más eficientes, tienen menos riesgo de equivocarse y, habitualmente, tienen una ventaja competitiva sobre sus competidores.

¿Quieres conocer más detalles sobre cómo exprimir diariamente tus datos puede ayudarte a convertirte en una empresa Data Driven? Nuestro equipo de especialistas estará encantado de ayudarte.