7 consejos para diseñar un buen Cuadro de Mando
Los Cuadros de Mando juegan un papel crucial para las empresas, permitiendo la visualización de sus datos y la toma de decisiones. Su efectividad dependerá en gran medida de su diseño.
Los Cuadros de Mando, también llamados paneles o Dashboards en inglés, son un instrumento clave para la empresa actual, dando visibilidad y forma a todos sus datos. Han pasado de ser una herramienta meramente informativa a ser una herramienta analítica que facilita la toma de decisiones diarias. Los elementos que los componen, así como su diseño, determinarán su utilidad y legibilidad dentro de cada compañía.
El foco de atención a la hora de diseñar un Cuadro de Mando, tiene que estar puesto en la experiencia del usuario; por lo que es fundamental tener siempre presentes los siguientes puntos:
- A quién va dirigido
- Cuáles son sus necesidades y características
No estamos diciendo nada nuevo al afirmar que la mayoría de las personas aprendemos y recordamos mejor lo que vemos, por lo que un panel bien diseñado facilitará la comunicación entre las personas que lo vean, garantizando una correcta interpretación de los datos y favoreciendo su recuerdo e interés.
Teniendo en cuenta lo anterior, se exponen a continuación 7 consejos para diseñar Cuadros de Mando efectivos, que permitan rentabilizar los datos de la empresa.
1. Llevar a cabo una correcta contextualización
Un Cuadro de Mando que no está bien contextualizado puede generar pérdida de interés en las personas que lo ven, que pasarán de considerarlo útil a verlo como algo sin sentido o difícil de comprender.
Es por ello por lo que cada panel debe estar pensado y diseñado para el tipo de usuarios al que vaya dirigido, de modo que le resulte productivo, útil y cómodo de analizar.
En este punto también es conveniente ayudar a los usuarios en su búsqueda de datos, así como de los posibles problemas que como empresa sea necesario plantearse, de modo que el Cuadro de Mando sea una herramienta integral que abarque al máximo los datos de la empresa, pero a la vez sea intuitiva y dé respuesta a todas aquellas preguntas que como empresa surgen día a día.
2. Probar con el usuario final la visualización del Cuadro de Mando, durante todo el proceso
La visión que tenga un especialista de Inteligencia de Negocio sobre un panel, puede ser muy diferente a la que tenga otra persona que no sea experta en la materia. Teniendo en cuenta esto, es muy importante trabajar desde el inicio y durante todo el proceso con el usuario final para garantizar que lo que se está intentando comunicar es lo que realmente está llegando a los receptores.
3. Explicar al usuario final cómo usar y sacar el mayor partido de los Cuadros de Mando
En este apartado es importante crear un plan o guía para que cualquier usuario que lo necesite, pueda consultar y resolver sus dudas en cuanto a la utilización del panel. En otras palabras, se trata de explicar los objetivos del panel, cómo hay que leer los resultados obtenidos y qué significan de cara a la empresa.
Adicional a eso, sería recomendable hacer una demostración inicial en la que la persona que ha preparado el Cuadro de Mando, muestre todos los detalles y resuelva las dudas que puedan surgir. Los que estén presentes en esa demostración podrán guiar al resto de usuarios.
4. Aprovechar el proceso de diseño para estandarizar los datos
En función de la persona, el departamento o la compañía, los datos van a ser definidos de una manera u otra. La variación puede ser enorme y esto puede conducirnos a interpretaciones incorrectas de los mismos.
En el diseño de un panel es necesario establecer unas pautas estandarizadas para todos los miembros de la compañía. Disponer en la compañía de un catálogo de KPIs (Key Performance Indicators - Indicadores Clave de Rendimiento), resulta sin duda de gran ayuda, ya que permite que todos los usuarios tengan claro:
- La definición de cada KPI: su denominación y qué significa. Es muy útil incluir en el Dashboard no solo el nombre del indicador sino una descripción clara de su significado, acordado y estandarizado en la compañía.
- La fórmula que se ha utilizado para calcular el KPI. Esto implica que no existan dudas en la compañía acerca de un determinado indicador y dos personas no podrán llegar a diferentes valores del mismo, aplicando los mismos criterios.
- Los orígenes de datos que nutren de información para el cálculo del KPI. Así los usuarios más técnicos pueden saber qué sistemas de información intervienen (ERP, CRM, aplicaciones externas, APIs, etc.) para poder detectar, por ejemplo, errores en los valores mostrados.
Por ejemplo, en Biuwer puede que configures una tarjeta de tipo KPI tal que así:
Pero para mostrar al usuario final la información necesaria para que conozca el contexto, se puede configurar una descripción en la que se incluya el significado:
5. Establecer los pasos del proceso de diseño del Cuadro de Mando
El diseño de un tablero requiere de un proceso de mejoras continuas que garanticen buenos resultados. Dicho proceso aparece reflejado en los siguientes pasos:
- Identificar las necesidades de los usuarios.
- Evaluar los datos y trabajar junto con los usuarios para diseñar un tablero que se ajuste a lo que necesitan.
- Considerar los comentarios de los futuros usuarios para realizar las modificaciones que sean necesarias, con el objetivo de que el panel cumpla con la función esperada. De este modo se conseguirá minimizar los problemas futuros.
- Si tras hacer una revisión, se hacen modificaciones, volver al primer paso con los cambios precisos.
6. Pensar en el usuario
Un panel que sea dinámico y permita realizar diferentes análisis, a diferentes grupos de trabajo, en función de sus necesidades, resultará infinitamente más útil que un panel rígido y con un diseño único para todos.
Para esto es muy útil utilizar un sistema potente de filtros, que cada usuario pueda personalizar de forma individual. ¿Por qué? Porque las preguntas que se puede plantear cada usuario serán únicas y el Cuadro de Mando, debe poder dar respuesta a todas ellas a la vez y de forma personalizada.
7. Suprimir los KPI que no sean necesarios
Cantidad no es sinónimo de calidad cuando hablamos de incluir datos en un panel.
Si una persona tiene acceso a muchos datos que no le resultan útiles ni necesarios para su tarea, es fácil que pierda la atención o se confunda a la hora de interpretar lo que está viendo.
Es por ello por lo que cabe destacar aquí la importancia de mostrar sólo lo que sea necesario para cada usuario en el contexto que se esté analizando.
Para llevarlo a cabo será esencial entender cómo van a utilizar la información los usuarios, para poder así anticiparnos a sus necesidades.
Antes que querer resolver múltiples casuísticas con un único Cuadro de Mando que contenga demasiada información y sea difícil de interpretar, es preferible crear varios Cuadros de Mando para responder juegos de preguntas acotadas y que puedan analizarse en un contexto más claro.
Resumiendo...
Si, quieres saber más sobre cómo utilizar los cuadros de mando en tu empresa, desde el equipo de Biuwer, te ayudamos a dar el salto. Ponte en contacto con nosotros, te acompañaremos en todo el proceso, ofreciéndote las mejores opciones para mejorar el rendimiento de tu empresa y sin necesidad de conocimientos previos.