Las empresas se mueven en un entorno plagado de datos a menudo difíciles de interpretar. Los Cuadros de Mando (Dashboards) son considerados una herramienta esencial en la gestión empresarial pues hacen que toda la información tenga sentido.
Tras una etapa en la que tecnologías como la Inteligencia de Negocio (Business Intelligence) y el Big Data eran consideradas como algo opcional para las empresas, nos encontramos ahora con un escenario en el que son cada vez más las que no conciben su gestión diaria sin estas herramientas.
En pleno siglo XXI vivimos tiempos de alta competencia, mercados globalizados y con miles de herramientas, sensores o personas generando datos contínuamente y en gran volúmen, que se convierten en nuestro mejor aliado para tomar decisiones inteligentes cada día, que hagan que nuestra organización crezca o supere tiempos de crisis.
Aquella compañía que se quede atrás en este ámbito y no haga uso del sinfín de posibilidades que le brindan los datos, muestra ya importantes debilidades frente a su competencia, pues al no disponer de toda la información que ofrecen los datos, está dejando escapar grandes oportunidades que se reflejan en ganar tiempo y dinero.
Estos son algunos ejemplos de Cuadros de Mando de Negocio habituales en las empresas:
- Cuadro de Mando de Ventas
- Cuadro de Mando de Compras y análisis de Proveedores
- Análisis de Clientes y grado de satisfacción
- Cuadro de Mando Financiero
- Cuadro de Mando de Recursos Humanos
- Cuadro de Mando de Marketing
- Cuadro de Mando de Relación con inversores (startups y empresas financiadas)
- Situación y estado de la competencia
¿Qué es un Cuadro de Mando?
Podemos definir un Cuadro de Mando como la representación gráfica interactiva que visualiza los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs - Key Performance Indicators) establecidos por la compañía, que permite tomar decisiones que se traduzcan en la consecución de los objetivos marcados.
Los datos mostrados en un Cuadro de Mando pueden provenir de múltiples fuentes de datos y estar actualizados automáticamente mediante procesos de integración de datos. La idea es que se tenga una visión global de la compañía comenzando con una vista de pájaro que resuma los grandes números en diferentes áreas, para poder profundizar en los datos para buscar el detalle y poder así actuar rápidamente.
Buena parte del éxito de un Cuadro de Mando está en hacer buenas preguntas. Es decir, ¿qué se pretende resolver con este dashboard?. Al hacerse las preguntas correctas, automáticamente van a surgir los KPIs, que son los indicadores numéricos a medir. A su vez para dar vida a cada KPI hay que tener disponible la fuente de datos desde la que se nutre y darle una representación gráfica mediante una correcta visualización de los datos.
¿Hoja de cálculo o herramientas modernas de Inteligencia de Negocio?
Es un hecho que todas las compañías utilizan hojas de cálculo para hacer sus pinitos en cuanto a recogida de información y visualización de datos. Hacer un Cuadro de Mando con herramientas como Excel es posible pero no lo recomendamos por varias razones:
- Como hemos dicho, la potencia de un Cuadro de Mando moderno, también conocido como Panel, Tablero o Dashboard, está en poder conectar con fuentes de datos de orígenes diversos y otros servicios web, para monitorizar métricas actualizadas en tiempo real. Hacer esto con una hoja de cálculo es casi inviable.
- La actualización de datos en una Hoja de Cálculo es habitualmente manual, es decir, si quieres hacer un análisis diario, tendrás que introducir manualmente los datos de cada día, algo que no tiene sentido habiendo herramientas que automatizan la extracción de datos, su tratamiento y almacenamiento seguro, antes de ser analizados.
- La información vive en silos. Cada Hoja de Cálculo se puede considerar como una isla, aislada del resto del mundo. Vivimos en un mundo hiperconectado, y distintas personas o grupos de usuarios tienen que tener acceso a la información de forma segura, desde cualquier lugar, en cualquier momento. Esto es posible con herramientas de análisis de datos modernas.
Qué beneficios aporta gestionar diariamente con Cuadros de Mando
El movimiento Data Driven Growth se basa en trabajar cada día con los datos importantes, para mejorar constantemente. Precisamente el primer punto de contacto con los datos son los Cuadros de Mando en los que encontramos el resumen y las tendencias más importantes de nuestros datos. Estos son algunos de los beneficios:
- Toma de decisiones. Al ver los datos resumidos en gráficos e indicadores numéricos, podemos detectar cualquier desviación de forma inmediata y actuar en consecuencia. Para tener más detalle, a partir de los gráficos del Cuadro de Mando podemos entrar en informes de desglose que nos den toda la información para actuar con precisión.
- Comunicación eficaz y sin distorsiones. Los silos organizacionales minimizan la productividad y dificultan la innovación. Si disponemos de un sistema de Cuadros de Mando, con datos actualizados automáticamente y a los cuales tienen acceso todas las personas con capacidad de decisión en la compañía, conseguimos que la información llegue a sus destinatarios rápidamente y sin intermediarios. Esto facilita el trabajo colaborativo entorno a los datos y una toma de decisiones coordinada.
- Datos actualizados. El Cuadro de Mando debe estar actualizado en tiempo real, ya que los datos evolucionan con gran rapidez. Para esto resulta útil contar con herramientas de analítica que de manera automática recogen la información, le dan forma y la presentan en un dashboard.
- Disponibilidad las 24 horas, los 7 días de la semana, desde cualquier lugar del mundo. Las plataformas de Inteligencia de Negocio modernas como Biuwer, se basan en un despliegue seguro en la nube, lo que hace que puedan trabajar las personas de la compañía en cualquier momento, estén donde estén con una conexión a internet. Esto es importante en tiempos recientes en los que el teletrabajo es una realidad que va en auge y para compañías con múltiples sedes o presentes en varios países.
- Personalización. Los Cuadros de Mando habitualmente se plantean con un sistema de filtros dinámico, que cada usuario puede personalizar para hacer un análisis interactivo específico. Es decir, el mismo panel puede mostrar distintos datos dependiendo de la configuración de filtros aplicada por cada usuario. Además, las herramientas modernas de BI permiten rápidamente duplicar Dashboards y modificar los gráficos o KPIs que se muestran.
- Comparación de datos de forma rápida y sencilla. Además de poder mostrar los KPIs en forma de evoluciones temporales, es muy habitual hacer comparaciones entre distintos periodos (año anterior, trimestre anterior, mes anterior, mismo periodo del año anterior, etc.) de forma numérica e incluso a ver valores totales en forma porcentual. Analizar visualmente las tendencias es una potente herramienta para tomar decisiones.
Cómo construir un Cuadro de Mando usando Biuwer
Herramientas profesionales como Biuwer ponen al alcance de todos la posibilidad de sacar el mayor partido de los datos sin necesidad de tener conocimientos técnicos previos, permitiendo así la creación de Informes y Cuadros de Mando para un análisis rápido y sencillo de los datos.
Veamos a continuación con un ejemplo guiado, cómo se puede hacer un Cuadro de Mando con Biuwer como el mostrado al inicio de este artículo, para una empresa de venta de bicicletas, tanto online como en tienda física:
1. Saber qué quiero responder con el Cuadro de Mando
En este caso, estoy interesado en saber cómo evolucionan las ventas del canal Internet. Previamente tendré que configurar en Biuwer la conexión a la base de datos con la información disponible.
Tengo que definir los KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento) correctos, por ejemplo:
- Total de Productos vendidos
- Total de Unidades vendidos
- Importe total de las ventas
- Importe promedio de la venta
- Evolución mensual de Unidades, importe de las Ventas
- Distribución de Ventas por Categoría de Productos
2. Cuida el diseño
La misma información puede representarse de múltiples maneras. Debemos seleccionar los gráficos y visualizaciones de datos correctos para mostrar los KPIs de forma adecuada.
- Habitualmente los valores numéricos totales se visualizan correctamente en gráficos de tipo indicador. En el caso de Biuwer son tarjetas de tipo KPI (KPI cards).
- Las evoluciones temporales suelen verse bien usando gráficos de líneas y barras, con valores por cada periodo. Es importante usar colores adecuados, con el contraste necesario y usar tantos ejes para mostrar correctamente los distintos órdenes de magnitud.
- La distribución porcentual de una métrica. Cuando los valores distintos a mostrar no son muchos pueden verse adecuadamente usando gráficos de tipo tarta o donut.
3. Comunica la información a las personas adecuadas
Usando Biuwer es sencillo dar acceso a un Cuadro de Mando a las personas de la compañía que vayan a necesitar tomar decisiones con él. Para ello se utiliza la configuración de acceso de páginas y tarjetas:
Para los casos en los que se requiera utilizar un Cuadro de Mando incrustado en una aplicación externa a Biuwer, se puede compartir de forma segura, utilizando tokens de seguridad asociados a usuarios como si estuvieran usando Biuwer directamente.
En resumen
Teniendo en cuenta todo lo anterior, los Cuadros de Mando son hoy día una herramienta fundamental para impulsar el Crecimiento Dirigido por los Datos (Data Driven Growth), dotando a los miembros de la organización de la información precisa para lograr los objetivos empresariales.
Aprovechando la existencia de plataformas como Biuwer, cualquier empresa, con independencia de su sector, puede empezar a utilizar Cuadros de Mando garantizando así mejoras en la compañía, para lo cual no será necesario ser un experto en datos ni tan siquiera tener unos conocimientos técnicos previos.
Si estás interesado en conocer más detalles, no dudes en contactar con nosotros y te ayudaremos a mejorar el rendimiento de tu empresa.