Cómo evitar una mala gestión de la información

La información y los datos son a diario el combustible de las compañías, por lo que garantizar una buena gestión de los mismos será una tarea fundamental en cualquier entorno empresarial.

Cada vez es más evidente la importancia de trabajar con datos en todos los ámbitos de la sociedad actual. Tras una situación como la vivida, con la pandemia ocasionada por el COVID-19, se pone si cabe, más de manifiesto, que una toma de decisiones que no está basada en datos, independientemente del sector al que corresponda, no tiene un fundamento sólido. Negar esta evidencia sería como decir que el sol no da calor.

Por lo tanto, no sería arriesgado por nuestra parte afirmar que las decisiones basadas en datos ya forman parte del día a día de la sociedad; pero… en un entorno en el que la línea que separa la información de la desinformación es casi imperceptible, ¿cómo podemos garantizar la veracidad de esos datos?.

Una mala gestión de la información conlleva en muchas ocasiones grandes pérdidas de tiempo de personas clave en la compañía, retrasos en la toma de decisiones o disminución en la cuota de mercado, entre otras consecuencias negativas.

Es por ello por lo que consideramos necesario destacar algunos indicios importantes que describen malos hábitos en la gestión de la información, y que serán de utilidad tanto para aquellas compañías que ya están haciendo uso de análisis de información (Business Intelligence) como para las que aún no han empezado pero se lo están planteando.

¿Cómo puedo mejorar la gestión de la información de mi empresa?

Coordinar la información que proviene de diferentes bases de datos, aplicaciones o herramientas, resulta a veces misión imposible

Frecuentemente las empresas trabajan con varias aplicaciones, herramientas y fuentes de datos (ficheros Excel, sistemas de CRM, ERP, gestión de tareas…), pero en la mayoría de las ocasiones las herramientas de las que se dispone, no permiten hacer combinaciones o gestionar la información desde distintas fuentes de datos. En estas situaciones sería necesaria la incorporación de un proceso de integración de datos.

Mediante los procesos de integración de datos, lo que comúnmente en el argot del Business Intelligence llamamos procesos ETL (Extract Transform and Load), podemos combinar múltiples fuentes de datos realizando procesos de limpieza, validación, agregación, etc. almacenando estos datos en un destino o base de datos analítica (data warehouse)..

Mediante estos procesos podremos asegurarnos de que los datos que estamos analizando cumplen una serie de criterios fijados por nuestra organización.

Falta de agilidad para tener una respuesta rápida a los cambios organizativos

El mercado puede dar giros rápidos e inesperados y la competencia es uno de los mayores responsables de que esto suceda. Sin un sistema de toma de decisiones que sea flexible y se adapte rápidamente a las situaciones, las consecuencias para tu compañía no serán las más deseadas. Algunas de las causas que pueden mermar esa flexibilidad son las siguientes:

• Tardar más de la cuenta en implantar cambios que se podrían llevar a cabo en un tiempo mucho más reducido.
• Recurrir a un sistema de análisis de información con grandes dependencias con proveedores, anticuado o cerrado.
• No disponer de capacidad para dar soporte a grandes cantidades de datos, lo que daría pie a cuellos de botella y dificultades en la agilidad del procesamiento de los mismos.

Personas que son clave en la empresa tienen que destinar una parte importante de su tiempo a preparar informes

Según estudios realizados a nivel interno, las empresas destinan alrededor de una jornada y media a la semana (30% de su tiempo) del personal de administración y comercial, en la realización de informes. Por lo que la automatización de estos procesos supondría ahorros de miles de euros cada año.

Al llevar a cabo dicha automatización de procesado de datos, se podría disponer de Cuadros de Mando e informes en el momento que fueran necesarios y calculados automáticamente.

Varias interpretaciones de una única realidad

Una herramienta de BI puede resultar exitosa en la visualización de datos, pero sin una buena gestión de los mismos, soportada por un Almacén Central de Datos o Data Warehouse que esquive los silos de información y varias definiciones de un mismo KPI; ésta puede perder todo su éxito. Esto puede venir dado por dos razones principalmente:

• Un mismo KPI se obtiene de distintas maneras (como pueden ser por medio de la utilización de diferentes fuentes de datos o fórmulas).
• Se hace una lectura diferente de un mismo KPI, por parte de los miembros del equipo.

Con el fin de evitar esto, se plantea la necesidad de crear una ficha para cada KPI, en la que se recojan los criterios de su análisis, la definición, la fórmula de su cálculo, la trazabilidad de la información de las fuentes de datos, etc. De este modo, con todas las fichas se creará un catálogo de KPI´s que servirá de guía y que, siendo accesible desde la misma plataforma de BI, evitará esos sesgos a los que se hacía referencia anteriormente. De esta forma tendremos una versión única de la realidad (SVOT - Single version of the truth).

Malos hábitos al colaborar con la información

Comúnmente las herramientas de BI permiten analizar y visualizar datos, pero estas tareas pueden hacerse más complejas cuando no se escoge la herramienta adecuada.

Algunos de los problemas que pueden suceder, se dan cuando:

• Las herramientas que utilizamos no son proactivas y no nos avisan de cambios significativos que requieren intervención con urgencia.
• Se crean incontables versiones de ficheros Excel y se almacenan o comparten por email, alejándose mucho de la versión original.
• Se utilizan varios medios para comunicar y dar información sobre decisiones o datos (email, teléfono, chat…). Aunar toda la información en la misma herramienta en que se analiza y visualiza, facilitará sustancialmente una toma de decisiones de calidad.

Si estas señales te resultan familiares, desde Biuwer te recomendamos:

• Apostar por las soluciones BI modernas, flexibles, en la nube, con interfaces de usuario lo más claras e intuitivas posibles, que ofrecen rapidez y escalabilidad para manejar datos cada vez mayores de distintas fuentes de datos.
• Optar por una solución de BI totalmente integrada que permita consultar grandes conjuntos de datos, agregados convenientemente y con memoria caché para los datos más consumidos.
• Rehuir de los sistemas basados en aplicaciones de escritorio, ya que implica la gestión y la instalación de software en equipos locales, lo que aumenta la posibilidad de incompatibilidades.
• Evitar las soluciones de BI que prometen respuestas "inmediatas" porque están "en memoria". No son inmediatas, son extremadamente caras y el límite físico de la memoria no da cabida a las necesidades de datos.

Si no sabes por dónde empezar, desde el equipo de Biuwer te ofrecemos un Pack de Inicio Gratis en el que nos comprometemos a dar respuesta a todas esas dudas y con el que garantizamos un servicio de calidad para todas aquellas compañías que quieran dar el salto al BI u obtener mejores resultados, para aquellas que ya lo han implantado. ¡No te quedes atrás y ponte ahora en contacto con nosotros!