Por qué no debes utilizar Excel como Base de Datos

Necesitas un lugar donde registrar cada movimiento, cada pago, cada venta, clientes, proveedores… y empiezas a utilizar Excel, es una herramienta flexible y te permite organizar la información de manera sencilla y compartirla. Pero, con el tiempo, tus datos crecen; cada vez son más complejos, valiosos y significativos. Entonces, Excel deja de ser suficiente, necesitas una herramienta que te ayude a gestionarlos y a almacenarlos correctamente.

Si lo entiendes así, perfecto, sabes que antes o después tendrás que dar el paso (si no lo has dado ya) a utilizar sistemas específicos para almacenar tus datos.

¿Es Excel una Base de Datos?

Definitivamente no, son dos cosas totalmente distintas. Aún quedan usuarios que todavía se resisten a admitirlo. Pero no, Excel no es una base de datos. No se ha creado para ser una base de datos y, por tanto, tiene muchas limitaciones a la hora de almacenar, visualizar y analizar datos.

Excel puede resultar sencillo, flexible y conocido. Es normal, se ha utilizado durante muchos años y cumple correctamente su función como hoja de cálculo. Excel o programas similares de hojas de cálculo pueden ser útiles para un primer análisis y para tareas pequeñas y rápidas a nivel personal o divulgativo. Hay casos en los que Excel es suficiente, puede resolver muchos problemas. Pero, es importante entender cuál es la mejor herramienta en cada caso y, la realidad, es que existen mejores opciones que ya se utilizan en muchos ámbitos y que no necesitan una gran formación previa ni añaden una gran complejidad.

¿Cómo sé cuándo debo utilizar una Base de Datos?

Es una cuestión entendible a corto plazo, no es muy común que una empresa se plantee invertir en analizar sus datos cuando acaba de empezar. Pero, antes o después llega un momento en el que la situación se vuelve difícil de manejar, se generan grandes cantidades de datos y no se tiene muy claro qué hacer con ellos, necesitas algo pero puede que ni siquiera sepas qué.

Ser previsores siempre es una ventaja competitiva, ¿qué harás cuando tu empresa crezca y necesites escalar tus operaciones? Vas a tener nuevas necesidades y, por tanto, necesitarás utilizar herramientas especializadas para analizar tus datos.

«Mi negocio es pequeño, Excel es suficiente para llevar toda nuestra contabilidad».

Es necesario entender los datos como materia prima. El dato es uno de los activos más importantes de las compañías y, en muchas ocasiones, se desconoce el grandísimo potencial que tiene.

Según un estudio realizado por la FSN entre las empresas del Reino Unido se reveló que el 43% de las empresas desconocía el número de hojas de cálculo que utilizaban a diario, un 60% de los encuestados reconoció que dedicaba demasiado tiempo a la manipulación de los datos y, sorprendentemente, el 71% de las empresas seguía dependiendo de las hojas de cálculo para gestionar sus datos.

Y entonces, ¿cuándo debo plantearme usar una base de datos para el almacenamiento de los datos que genera mi empresa? Según nuestra opinión, estos son los casos en los que debes planteártelo:

• Empiezas a generar un volumen de datos que te resulta difícil de gestionar.
• Te resulta difícil y bastante tedioso tomar decisiones al no poder encontrar los datos necesarios.
• Tus datos son muy complejos o se encuentran desordenados.
• Otras personas tienen que trabajar con los mismos datos.
• Tienes datos importantes que necesitas proteger.
• Necesitas interfaces específicas o resolver tareas complicadas.

Si reconoces tu situación en al menos una de estas cuestiones puede que haya llegado el momento de buscar soluciones a la altura y el asesoramiento de expertos en datos.

7 razones por las que Excel no es recomendable frente a una base de datos

1 - Formato de datos

Los formatos de Excel pueden causar problemas de compatibilidad con otros programas de hojas de cálculo o bases de datos, hasta con otras versiones del propio Excel.

Es muy común que las propias hojas de cálculo de Excel den problemas con los formatos de las variables en sí, como cambiar un número normal y corriente por un formato de fecha.

Las bases de datos relacionales, por norma general, tienen un modelo de datos con campos tipados, esto quiere decir que cada campo de una tabla perteneciente a esa base de datos tiene un tipo de dato concreto (texto, número, decimal, etc.). Esto facilita que el formato de datos sea homogéneo y no tengamos errores de formato.

2 - Capacidad de almacenamiento

Las hojas de cálculo, como Excel, tienen un límite de capacidad, esto se traduce en un límite de filas y de columnas.

Este límite de capacidad puede causar problemas como el que ocurrió en Reino Unido, en el que al pasar un documento de registro de CSV a Excel no se registraron 15.841 casos de la COVID19, lo que supuso pasar por alto a más de 50.000 potenciales infectados porque Excel tiene un límite inferior al que los datos que se pretendían registrar.

3 - Rendimiento

Las hojas de cálculo reducen su rendimiento a medida que aumenta el volumen de datos. El propio Excel se vuelve más problemático y se ralentiza sustancialmente. Esto supone una pérdida de tiempo para el usuario.

4 - Integridad de datos

En Excel es muy probable que los datos se corrompan o se pierdan, es común que existan varias copias de un mismo archivo en manos de diferentes personas, esto dificulta el control de las versiones. Aunque se encuentre en un servidor compartido persiste la posibilidad de que las personas, por error, sobrescriban el trabajo de los demás. No hay nada que impida al usuario escribir en la celda equivocada o que, al mover o copiar, los datos se crucen.

Este problema se está solventando últimamente con las versiones de hojas de cálculo compartidas en la nube, en la que varios usuarios pueden realizar cambios al mismo tiempo sobre un mismo documento.

5 - Datos accionables

El sistema de una hoja de Excel es pasivo, solo puedes entrar y rellenar o consultar datos. A diferencia de un sistema de gestión o analítica avanzada cuyo origen de datos es una base de datos. Con estos sistemas se pueden generar acciones como, por ejemplo, que el sistema te avise cuando el stock de un material sea inferior al establecido.

6 - Seguridad

La seguridad de los datos es vital para una organización.

El uso indebido de la información que se muestra en las hojas de cálculo se puede producir tanto de forma accidental como de forma consciente. Es cierto que, hablando de intenciones, no es lo mismo un usuario que accidentalmente modifica una fórmula de un cálculo que uno que puede grabar en un pendrive el archivo donde se encuentran datos confidenciales de tus clientes sin autorización y difundirlo o simplemente perderlo y poner en situación de vulnerabilidad tanto a la propia organización como a los clientes, pero los resultados pueden ser igual de catastróficos para tu empresa.

Esto es mucho más fácil de evitar si contamos con un sistema de almacenamiento y si además lo combinamos con un sistema operacional (CRM, ERP, etc.) o analítico (plataformas de BI, visualización de datos, etc.) en el que podemos configurar el control de acceso a los datos.

7 - Capacidades de analítica de datos. Data Analytics

Con las hojas de cálculo como Excel puedes realizar tareas de análisis de datos en forma de visualizaciones de tablas o incluso gráficos, pero es algo poco recomendable cuando por los motivos anteriormente mencionados.

Si disponemos de un sistema de base de datos vamos a poder ampliar de manera considerable nuestras capacidades de análisis de datos y vamos a poder tomar decisiones mucho más eficaces. Esto lo conseguiremos utilizando una plataforma de análisis de datos como Biuwer.

Podremos cruzar diferentes fuentes de datos, no sólo los datos de una hoja Excel, si no que podremos crear cuadros de mando con datos provenientes de diferentes fuentes (bases de datos, APIs, sistemas de almacenamiento en la nube, etc.).

Además, las visualizaciones de datos que tengamos configuradas en una plataforma de análisis de datos las podremos compartir con otros usuarios de nuestra organización. La colaboración de la información hace que nuestra empresa pueda convertirse en una empresa Data Driven. Todo esto de forma controlada y segura.

Podremos configurar el acceso a la información que se necesite, a cuadros de mando con datos específicos que son realmente relevantes de forma segura. Así, podrás evitar tener que compartir un documento con datos innecesarios o perder tu valioso tiempo en extraer la información que quieres mostrar a tus clientes, proveedores, etc. Esto es posible gracias a la Analítica Integrada, de la que ya hemos hablado anteriormente en otro artículo de nuestro blog, utilizarla puede resultar una gran ventaja competitiva.

Conclusiones

En resumen, Excel es una hoja de cálculo y cumple perfectamente su función como tal. Pero, a la hora de almacenar y analizar datos, debemos de tener en cuenta sus limitaciones y utilizar las herramientas adecuadas a cada necesidad. En el caso de la analítica de datos, la mejor opción son las plataformas de visualización de datos como Biuwer.

¿Tienes archivos de Excel y no sabes qué hacer con ellos? ¿Quieres que tus datos sean realmente útiles y no sabes por dónde empezar? Reserva una demo ahora y nuestros expertos te asesorarán y darán las mejores opciones para rentabilizar tus datos.